Das Dokumentenmanagement-Modul von CRMiUS ist ein leistungsstarkes Tool zur Organisation und Automatisierung aller Prozesse, die mit der Erstellung, Speicherung, Verarbeitung und Verteilung von Dokumenten im Unternehmen verbunden sind. Dieses Modul hilft Ihnen, sowohl elektronische als auch papierbasierte Dokumente effizient zu verwalten, Genehmigungsprozesse zu beschleunigen und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern zu optimieren.
Hauptfunktionen des Dokumentenmanagement-Moduls
1. Erstellung und Speicherung von Dokumenten
- Erstellen, bearbeiten und speichern Sie verschiedene Dokumenttypen, darunter Verträge, Berichte, Rechnungen, Protokolle usw.
- Zentrale Speicherung aller Dokumente an einem Ort mit der Möglichkeit, schnell nach Schlüsselwörtern und Tags zu suchen.
2. Workflows und Genehmigungen
- Richten Sie automatisierte Workflows für die Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten ein.
- Erstellen Sie Abläufe, wie das Versenden von Dokumenten zur Genehmigung, Prüfung und Unterzeichnung.
3. Integration mit anderen Modulen
- Integrieren Sie das Dokumentenmanagement mit anderen CRMiUS-Modulen wie CRM, Finanzen und Aufgabenmanagement, um die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten zu automatisieren.
- Erhalten Sie Dokumente, die sich auf bestimmte Geschäfte, Projekte oder Aufgaben beziehen, direkt aus den entsprechenden Bereichen des Systems.
4. Elektronische Signaturen
- Verwenden Sie elektronische Signaturen, um den Unterzeichnungsprozess zu beschleunigen und die rechtliche Gültigkeit aller Transaktionen zu gewährleisten.
- Gewährleisten Sie die Sicherheit und Authentizität der unterzeichneten Dokumente durch elektronische Signaturstandards.
5. Archivierung und Speicherung
- Archivieren Sie alte Dokumente automatisch und sichern Sie deren Aufbewahrung für den erforderlichen Zeitraum.
- Richten Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Dokumentenlöschungsprozesse gemäß den internen Richtlinien Ihres Unternehmens ein.
6. Zugriff und Sicherheit
- Steuern Sie den Zugriff auf Dokumente auf verschiedenen Ebenen. Legen Sie fest, wer Dokumente ansehen, bearbeiten oder unterzeichnen kann.
- Gewährleisten Sie den Datenschutz durch mehrstufige Sicherheitsmechanismen und regelmäßige Backups.
7. Zusammenarbeit an Dokumenten
- Erlauben Sie mehreren Benutzern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, Änderungen nachzuverfolgen und Kommentare zu hinterlassen.
- Nutzen Sie integrierte Tools, um Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten und zu besprechen.
Vorteile der Nutzung des Dokumentenmanagement-Moduls von CRMiUS
- Schnellere Dokumentenverarbeitung: Automatisierung der Workflows und Beschleunigung der Genehmigungsprozesse für eine zügige Bearbeitung von Dokumenten.
- Risikominderung: Die Verwendung elektronischer Signaturen und Datenschutzmaßnahmen garantiert die rechtliche Gültigkeit und Sicherheit der Dokumente.
- Zentrale Speicherung: Alle Dokumente werden an einem Ort gespeichert, was die Suche und Organisation vereinfacht.
- Integration mit anderen Modulen: Nahtloser Datenaustausch mit anderen CRMiUS-Modulen für eine effizientere Arbeitsweise.
- Flexibilität und Kontrolle: Zugangskontrollen und automatische Archivierung ermöglichen eine maßgeschneiderte Anpassung des Systems an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.
Dokumentenmanagement mit CRMiUS
Mit dem Dokumentenmanagement-Modul von CRMiUS verbessern Sie die Dokumentenbearbeitung in Ihrem Unternehmen, beschleunigen den Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess und steigern die Sicherheit und Kontrolle. Die Integration mit anderen Modulen und die Flexibilität der Einstellungen machen das System anpassungsfähig an die Anforderungen Ihres Unternehmens.
