CRM-система для документооборота
Договоры, прайсы и регламенты лежат в папках рядом с клиентами и сделками, проходят согласование и электронную подпись и уходят клиенту с нужным уровнем доступа. От $100 в месяц, 14 дней бесплатно.
Что делает документооборот в CRMiUS
Документооборот в CRM — это работа с файлами компании там же, где ведутся продажи, финансы и проекты. В CRMiUS модуль документов хранит файлы в разделах и папках, записывает теги, номер документа и срок, отправляет файл на согласование или электронную подпись и открывает его сотрудникам или клиентам с выбранным уровнем доступа.
- Разделы и папки, поиск по имени файла или тегу
- Новая версия загружается в ту же карточку документа; файл можно заблокировать от правок
- Запросы на согласование и на eID-подпись, списки «Мои согласования» и «Электронная подпись»
- Доступ сотруднику, клиенту или группе клиентов: просмотр, чтение, редактирование или только загрузка, со сроком действия
- Срок документа и напоминания на email
Цена: тарифы от $100 в месяц (Basic), Advanced — $150, Corporate — по договорённости; при оплате за год скидка 10%, от 10 пользователей — индивидуальные условия. Какие модули нужны, включая документооборот, и какой тариф их покрывает, уточняем на демо. 14 дней бесплатно, без банковской карты. Сравнить тарифы
Как идёт документ в CRM по шагам
Каждый шаг ниже — кнопка или список в модуле документов. Если файл после проверки меняют, он возвращается в начало новой версией и снова идёт на согласование.
Документы в карточке клиента
Договоры и продажные документы остаются у клиента
Предложения, сметы, счета и договоры формируются в CRM в PDF с реквизитами и логотипом вашей компании и хранятся в карточке клиента.
- Договоры с онлайн-подписью клиента и датами продления
- Смета превращается в счёт в один клик
- Клиентский портал показывает клиенту его счета, сметы, предложения и договоры
- Файлы в карточке клиента, проекта или заявки
Что команда делает с документами в CRMiUS
Собирает архив
Разделы для команд и папки для клиентов, поставщиков, прайсов или кадровых документов; поиск находит файл по имени или тегу.
Описывает каждый файл
Теги, дата, срок, номер документа, заметки, свои поля и связи с другими файлами.
Хранит версии
Новая версия загружается в ту же карточку; на время проверки файл можно заблокировать.
Согласовывает
Файл уходит коллегам, которые должны его проверить; они видят его в списке «Мои согласования».
Собирает eID-подпись
Запрос на электронную подпись: подписант рисует подпись на экране, запрос закрывается.
Открывает доступ с нужным уровнем
Сотруднику, клиенту или группе клиентов — просмотр, чтение, редактирование или только загрузка, со сроком действия.
Не пропускает сроки
Напоминание на дату на любой email: продление договора, оплата, пересмотр регламента.
Переносит и скачивает
Перенос и копирование между папками, просмотр PDF в браузере, скачивание папки целиком.
Права доступа, подписи и клиентский портал
Кто видит документ, решают три уровня. Роли задают, что каждый сотрудник может открыть в CRM (см. управление правами доступа). Общий доступ открывает отдельный файл коллеге, клиенту или группе клиентов с одним из четырёх уровней — просмотр, чтение, редактирование или только загрузка — и сроком действия. Клиентский портал показывает каждому клиенту только его счета, сметы, предложения, договоры, проекты и заявки.
Две подписи — для разных задач
В модуле документов eID-запрос собирает подпись того, кто утверждает файл: подпись рисуется на экране. Договоры с клиентами клиент подписывает онлайн в модуле договоров — подробнее на странице электронная подпись.
CRM с документооборотом или отдельная СЭД?
CRM с документооборотом подходит компании, у которой документы идут за клиентами, сделками, закупками и проектами: договоры, акты, прайсы, спецификации, внутренние регламенты. Если нужен архивный учёт с номенклатурой дел, сроками хранения и потоковым сканированием, покажите процесс на демо — честно скажем, какую часть закрывает CRMiUS.
С чего начинаем (дополнительная услуга): создаём разделы и папки, настраиваем роли и правила доступа, обучаем команду. Настройка модулей и обучение — услуги CRMiUS.
Общая папка и почта, отдельная СЭД или CRMiUS
| Общая папка и почта | Отдельная СЭД | CRMiUS | |
|---|---|---|---|
| Где лежит договор | папка плюс вложения в письмах | в СЭД, а клиент — в CRM | в карточке клиента и в архиве документов |
| Согласование | ответы в цепочке писем | маршрут внутри СЭД | запрос на согласование и список «Мои согласования» |
| Подпись | распечатать, подписать, отсканировать | зависит от продукта | eID-запрос на экране; клиент подписывает договор онлайн |
| Доступ клиенту | вложение или открытая ссылка | зависит от продукта | четыре уровня доступа со сроком, клиентский портал |
| Сроки | запись в календаре вручную | зависит от продукта | срок и напоминание на email в документе |
Работает вместе с
Документы связаны с модулями, где их создают и используют.
- Электронная подпись договоровДоговоры, которые клиент подписывает онлайн.
- Управление клиентами (CRM)Файлы, договоры и акты сверки в карточке клиента.
- Управление проектамиФайлы и обсуждения проекта, просмотр проекта клиентом.
- Роли и права доступаРоли решают, кто какие записи открывает.
- Финансы и счетаСметы, счета и кредит-ноты в PDF с реквизитами.
- Управление закупкамиДоговоры и счета поставщиков в закупках.
Кому подходит
Сервисные компании
Договоры, акты и отчёты по каждому клиенту, согласованные до отправки; клиент видит свои документы в портале.
Отдел продаж
Прайсы и шаблоны предложений в одной папке в актуальной версии; договоры идут за сделкой — см. управление клиентами.
Проектные организации
Спецификации и чертежи с согласованием и сроками рядом с управлением проектами.
Закупки и бэк-офис
Договоры поставщиков, кадровые документы и регламенты с ограниченным доступом — в связке с CRM для закупок.
Вопросы и ответы
Что такое документооборот в CRM?
Это архив документов внутри CRM: файлы лежат в папках с правами доступа, версиями, согласованием и подписью рядом с клиентами, сделками и проектами. Продажи, финансы и проектная команда работают с документами без отдельной системы.
Сколько стоит CRM с документооборотом?
Тарифы CRMiUS — от $100 в месяц (Basic), Advanced — $150, Corporate — по договорённости. При оплате за год скидка 10%, от 10 пользователей — индивидуальные условия. Какие модули и тариф подойдут, уточняем на демо; первые 14 дней бесплатно, без банковской карты. Из чего складывается цена CRM, с примерами: сколько стоит CRM.
Можно ли настроить согласование документов?
Да. Файл отправляется на согласование коллегам, которые должны его проверить; каждый видит его в списке «Мои согласования». Если файл изменился, новая версия загружается в ту же карточку и снова идёт на согласование.
Можно ли подписывать документы электронно?
Да. В модуле документов создаётся запрос на eID-подпись, подписант рисует подпись на экране. Договоры с клиентами клиент подписывает онлайн в модуле договоров, договор остаётся в карточке клиента.
Кто видит документ?
Роли определяют, что открывает каждый сотрудник. Отдельный файл можно открыть коллеге, клиенту или группе клиентов на просмотр, чтение, редактирование или только загрузку, со сроком действия.
Хранятся ли версии документов?
Да. Исправленный файл загружается новой версией в ту же карточку документа, а на время проверки файл можно заблокировать от изменений.
Как попробовать?
Откройте живое демо без регистрации: вымышленный дистрибьютор с разделом #Team и папками договоров, соглашений с поставщиками и прайсов, данные сбрасываются каждые 6 часов. Или начните 14-дневный тест с полным доступом и без банковской карты.
Модули
- Управление клиентами (CRM)→
- Финансы и счета→
- CRM для склада и запасов→
- Управление проектами→
- Маркетинг и рассылки→
- Отчёты и дашборды→
- Роли и права доступа→
- Управление задачами→
- Служба поддержки→
- IP-телефония→
- Электронная подпись договоров→
- Продажи и лиды→
- Логистика и запасы→
- Управление закупками→
- HR и учёт сотрудников→
Попробовать 14 дней бесплатно
- 14 дней бесплатно, без карты
- от $100 в месяц
- 30+ связанных модулей
- 5 языков интерфейса