Dokumenten-Workflow im CRM: ablegen, freigeben, signieren
Verträge, Preislisten und Richtlinien liegen in Ordnern neben Kunden und Deals, laufen durch Freigabe und elektronische Signatur und gehen mit der passenden Berechtigung an den Kunden. Ab 100 $ im Monat, 14 Tage kostenlos.
Was der Dokumenten-Workflow im CRM leistet
Ein Dokumentenmanagement-Workflow legt fest, wie ein Dokument abgelegt, geprüft, freigegeben, signiert und weitergegeben wird. In CRMiUS läuft dieser Workflow im CRM selbst: Das Dokumentenmodul speichert Dateien in Bereichen und Ordnern, erfasst Tags, Dokumentnummer und Frist und schickt eine Datei zur Freigabe oder zur elektronischen Signatur.
- Bereiche und Ordner, Suche nach Dateiname oder Tag
- Neue Version auf derselben Dokumentkarte; Dateien lassen sich gegen Änderungen sperren
- Freigabe- und eID-Signaturanfragen mit den Listen „Meine Freigaben“ und „Elektronische Signatur“
- Teilen mit Mitarbeitern, Kunden oder Kundengruppen: Vorschau, Lesen, Bearbeiten oder nur Hochladen, mit Ablaufdatum
- Frist und E-Mail-Erinnerung je Dokument
Preis: Tarife ab 100 $ im Monat (Basic), Advanced 150 $, Corporate nach Vereinbarung; bei jährlicher Zahlung 10 % Rabatt, ab 10 Nutzern individuelle Konditionen. Welche Module Sie brauchen, Dokumentenmanagement inklusive, und welcher Tarif sie abdeckt, klären wir in der Demo. 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Tarife vergleichen
Der Dokumenten-Workflow im CRM, Schritt für Schritt
Jeder Schritt ist eine Schaltfläche oder Liste im Dokumentenmodul. Ändert sich eine Datei nach der Prüfung, beginnt sie als neue Version von vorn und geht erneut in die Freigabe.
Dokumente in der Kundenakte
Verträge und Vertriebsbelege bleiben beim Kunden
Angebote, Kostenvoranschläge, Rechnungen und Verträge entstehen im CRM als PDF mit Ihrem Firmenlayout und bleiben in der Kundenakte.
- Verträge mit Online-Unterschrift des Kunden und Verlängerungsterminen
- Aus dem Kostenvoranschlag wird mit einem Klick die Rechnung
- Das Kundenportal zeigt dem Kunden seine Rechnungen, Angebote und Verträge
- Dateien an Kunde, Projekt oder Ticket
Was Ihr Team mit Dokumenten in CRMiUS macht
Archiv aufbauen
Bereiche für Teams und Ordner für Kunden, Lieferanten, Preislisten oder Personalunterlagen; die Suche findet Dateien nach Name oder Tag.
Dateien beschreiben
Tags, Datum, Frist, Dokumentnummer, Notizen, eigene Felder und Verknüpfungen zu anderen Dateien.
Versionen führen
Neue Version auf dieselbe Karte hochladen; während der Prüfung lässt sich die Datei sperren.
Freigabe anfordern
Die Datei geht an die Kollegen, die sie prüfen müssen; sie sehen sie in „Meine Freigaben“.
eID-Signatur einholen
Signaturanfrage stellen; der Unterzeichner zeichnet die Unterschrift am Bildschirm.
Mit passender Berechtigung teilen
Mitarbeiter, Kunde oder Kundengruppe erhalten Vorschau, Lesen, Bearbeiten oder nur Hochladen, mit Ablaufdatum.
Fristen einhalten
Erinnerung zu einem Datum an jede E-Mail-Adresse: Vertragsverlängerung, Zahlung, Überprüfung.
Verschieben und herunterladen
Dateien verschieben oder duplizieren, PDFs im Browser ansehen, ganze Ordner herunterladen.
Zugriffsrechte, Signaturen und Kundenportal
Drei Ebenen entscheiden, wer ein Dokument sieht. Rollen legen fest, was jeder Mitarbeiter im CRM öffnen darf (siehe Rollen und Zugriffsrechte). Teilen öffnet eine einzelne Datei für Kollegen, Kunden oder Kundengruppen mit einer von vier Berechtigungen — Vorschau, Lesen, Bearbeiten oder nur Hochladen — und optionalem Ablaufdatum. Das Kundenportal zeigt jedem Kunden seine eigenen Rechnungen, Angebote, Verträge, Projekte und Tickets.
Zwei Arten der Signatur
Im Dokumentenmodul holt eine eID-Anfrage die Unterschrift der Person ein, die eine Datei freigibt, gezeichnet am Bildschirm. Verträge mit Kunden unterschreibt der Kunde online im Vertragsmodul — siehe elektronische Unterschriften.
CRM mit Dokumentenmanagement oder eigenes DMS?
Ein CRM mit Dokumentenmanagement passt zu Unternehmen, deren Dokumente an Kunden, Deals, Einkauf und Projekten hängen: Verträge, Protokolle, Preislisten, Spezifikationen, interne Richtlinien. Brauchen Sie revisionssichere Archivierung mit Aufbewahrungsfristen und Scan-Strecken, zeigen Sie uns Ihren Prozess in einer Demo — wir sagen offen, welchen Teil CRMiUS abdeckt.
So starten wir als Zusatzleistung: Bereiche und Ordner anlegen, Rollen und Freigaberegeln einrichten, das Team schulen. Modulkonfiguration und Schulung sind Leistungen von CRMiUS.
Netzlaufwerk und E-Mail, eigenes DMS oder CRMiUS
| Netzlaufwerk und E-Mail | Eigenes DMS | CRMiUS | |
|---|---|---|---|
| Wo der Vertrag liegt | Ordner plus E-Mail-Anhänge | im DMS, der Kunde im CRM | in der Kundenakte und im Dokumentenarchiv |
| Freigabe | Antworten im E-Mail-Verlauf | Workflow im DMS | Freigabeanfrage und Liste „Meine Freigaben“ |
| Unterschrift | drucken, unterschreiben, scannen | je nach Produkt | eID-Anfrage am Bildschirm; Kunden unterschreiben Verträge online |
| Zugriff für Kunden | Anhang oder offener Link | je nach Produkt | vier Berechtigungen mit Ablaufdatum, Kundenportal |
| Fristen | Kalendereintrag von Hand | je nach Produkt | Frist und E-Mail-Erinnerung am Dokument |
Arbeitet zusammen mit
Dokumente sind mit den Modulen verbunden, in denen sie entstehen und genutzt werden.
- Elektronische UnterschriftVerträge, die der Kunde online unterschreibt.
- Kontakt- und Kundenmanagement (CRM)Dateien, Verträge und Kontoübersichten in der Kundenakte.
- ProjektmanagementProjektdateien, Diskussionen und Projektansicht für den Kunden.
- Anpassbare Rollen und ZugriffsrechteRollen bestimmen, wer welche Datensätze öffnet.
- Finanzen und RechnungenKostenvoranschläge, Rechnungen und Gutschriften als PDF im Firmenlayout.
- BeschaffungsmanagementLieferantenverträge und Lieferantenrechnungen im Einkauf.
Für wen
Dienstleister
Verträge, Protokolle und Berichte je Kunde, vor dem Versand freigegeben; der Kunde sieht seine Dokumente im Portal.
Vertriebsteams
Preislisten und Angebotsvorlagen in einem Ordner in der aktuellen Version; Verträge folgen dem Deal — siehe Kundenmanagement.
Projektfirmen
Spezifikationen und Zeichnungen mit Freigabe und Fristen neben dem Projektmanagement.
Einkauf und Backoffice
Lieferantenverträge, Personalunterlagen und Richtlinien mit eingeschränktem Zugriff — verbunden mit dem Beschaffungsmanagement.
Fragen und Antworten
Was ist ein Dokumentenmanagement-Workflow?
Der festgelegte Weg eines Dokuments: ablegen, beschreiben, prüfen und freigeben, signieren, an die richtigen Personen weitergeben und Fristen überwachen. In CRMiUS läuft dieser Weg im CRM, neben Kunden, Deals und Projekten.
Was kostet ein CRM mit Dokumentenmanagement?
CRMiUS-Tarife beginnen bei 100 $ im Monat (Basic); Advanced kostet 150 $, Corporate nach Vereinbarung. Bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt, ab 10 Nutzern individuelle Konditionen. Welche Module und welcher Tarif passen, klären wir in der Demo; die ersten 14 Tage sind kostenlos, ohne Kreditkarte.
Wie läuft die Freigabe von Dokumenten?
Sie schicken die Datei zur Freigabe an die Kollegen, die sie prüfen müssen; jeder sieht sie in „Meine Freigaben“. Ändert sich die Datei, laden Sie eine neue Version auf dieselbe Karte und fordern die Freigabe erneut an.
Können Dokumente elektronisch unterschrieben werden?
Ja. Im Dokumentenmodul stellen Sie eine eID-Signaturanfrage, die Unterschrift wird am Bildschirm gezeichnet. Kundenverträge unterschreibt der Kunde online im Vertragsmodul; der Vertrag bleibt in der Kundenakte.
Wer sieht ein Dokument?
Rollen bestimmen, was jeder Mitarbeiter öffnet. Eine einzelne Datei teilen Sie mit Kollegen, Kunden oder Kundengruppen als Vorschau, Lesen, Bearbeiten oder nur Hochladen, mit Ablaufdatum.
Werden Dokumentversionen gespeichert?
Ja. Eine überarbeitete Datei wird als neue Version auf dieselbe Dokumentkarte geladen; während der Prüfung lässt sich die Datei gegen Änderungen sperren.
Wie kann ich es testen?
Öffnen Sie die Live-Demo ohne Anmeldung: ein fiktiver Großhändler mit dem Bereich #Team und Ordnern für Kundenverträge, Lieferantenverträge und Preislisten, alle 6 Stunden zurückgesetzt. Oder starten Sie den 14-tägigen Test mit vollem Zugriff und ohne Kreditkarte.
Module
- Kontakt- und Kundenmanagement (CRM)→
- Finanzen und Rechnungen→
- Lagerhaltung und Bestandsverwaltung→
- Projektmanagement→
- Marketing und Newsletter→
- Berichte und Dashboards→
- Anpassbare Rollen und Zugriffsrechte→
- Aufgabenverwaltung→
- Kundensupport und Tickets→
- IP-Telefonie→
- Elektronische Unterschrift→
- Vertrieb und Lead Management→
- Logistik und Bestand→
- Beschaffungsmanagement→
- Personalverwaltung→
14 Tage kostenlos testen
- 14 Tage kostenlos, ohne Karte
- ab 100 $ pro Monat
- 30+ verbundene Module
- 5 Oberflächensprachen