Prozessautomatisierung im CRM: Regeln, Erinnerungen, Abläufe
CRMiUS erstellt wiederkehrende Rechnungen und Aufgaben, erinnert an Zahlungen und Verträge und führt Ihre Aufgabenregeln selbst aus. Entscheidungen bleiben beim Team, die Routineschritte erledigt das CRM pünktlich.
Was ist Prozessautomatisierung im CRM?
Prozessautomatisierung im CRM heißt: Das CRM erledigt Routineschritte selbst. CRMiUS erstellt wiederkehrende Rechnungen, Ausgaben und Aufgaben, versendet Zahlungserinnerungen vor und nach Fälligkeit, erinnert an Verträge und Fristen und führt Ihre eigenen Regeln aus: Wird eine Aufgabe angelegt, ist sie heute fällig oder seit Tagen unbearbeitet, ändert die Regel Status, Bearbeiter oder Priorität und setzt einen Kommentar oder eine Erinnerung.
- Eingebaut: Automatiken in Rechnungen, Verträgen, Aufgaben, Leads und Tickets; dazu CRMiUS Automation für Aufgabenregeln.
- Webhooks und REST-API geben Ereignisse an andere Systeme weiter.
- Tarife ab 100 $ pro Monat; 14 Tage kostenlos mit vollem Zugriff, ohne Kreditkarte.
Drei Ebenen der Automatisierung in CRMiUS
Viele Routineschritte decken Einstellungen ab, die in den Modulen schon vorhanden sind. Regeln kommen dort ins Spiel, wo die Reihenfolge der Aufgabenarbeit zählt. Was das CRM verlassen soll, geht über Webhooks hinaus.
Eingebaute Automatiken
Wiederkehrende Rechnungen, Zahlungs-, Vertrags- und Fristerinnerungen, Leads aus Formularen und E-Mail, automatisches Schließen von Tickets. Tage und Uhrzeiten legen Sie einmal fest.
CRMiUS Automation
Ihre eigenen Regeln für Aufgaben: Auslöser mit UND oder ODER verknüpft, danach eine oder mehrere Aktionen. Jede Regel lässt sich aktivieren und deaktivieren.
Webhooks und REST-API
Ereignisse zu Leads, Kontakten, Rechnungen, Zahlungen, Angeboten, Verträgen, Projekten, Aufgaben und Tickets gehen an die Systeme, die Sie schon nutzen.
So funktioniert eine Automatisierungsregel
Eine Regel in CRMiUS Automation hat einen Namen, einen oder mehrere Auslöser und eine oder mehrere Aktionen. Auslöser werden mit UND (alle müssen zutreffen) oder ODER (einer genügt) verknüpft. Datumsauslöser und die Inaktivitätsprüfung laufen nach dem Zeitplan des CRM, alle anderen greifen sofort, wenn sich die Aufgabe ändert.
Wenn
- Aufgabe seit ≥ 3 Tagen inaktiv
- Fälligkeitsdatum ist heute
Dann
- Erinnerung für den Bearbeiter setzen
- Beobachter hinzufügen: Teamleitung
- Priorität auf „Hoch“ ändern
- Kommentar „Status prüfen“ hinzufügen
Nach demselben Muster entstehen weitere Regeln: Eine neue Projektaufgabe erhält sofort einen Beobachter und ein Tag; eine abgeschlossene Aufgabe bekommt einen Abschlusskommentar; wird das Fälligkeitsdatum verschoben, setzt die Regel eine Erinnerung. Die Aufgaben selbst beschreibt die Seite CRM-Aufgabenverwaltung.
CRMiUS Automation
Auslöser und Aktionen, die Sie kombinieren
Aufgabe angelegt
Die Regel greift, sobald eine Aufgabe entsteht: im Projekt, in der Kundenakte oder auf dem Board.
Status oder Priorität geändert
Zum Beispiel Status wechselt auf „Testen“ oder Priorität auf „Dringend“.
Termine
Startdatum ist heute, Fälligkeitsdatum ist heute, Startdatum geändert, Fälligkeitsdatum geändert.
N Tage ohne Aktivität
Inaktivität mit den Bedingungen =, >, <, >=, <= auf die Anzahl der Tage.
Wert eines Zusatzfelds
Die Regel reagiert, wenn ein benutzerdefiniertes Feld der Aufgabe einen bestimmten Wert annimmt.
Aufgabe ändern
Neuer Status oder neue Priorität, Fälligkeitsdatum um eine Anzahl Tage verschieben.
Personen einbinden
Bearbeiter oder Beobachter hinzufügen oder alle durch eine Person ersetzen.
Kommentare, Erinnerungen, Tags, Timer
Kommentar oder Erinnerung hinzufügen, Tags hinzufügen, entfernen oder ersetzen, Zusatzfeld setzen, Zeit mit Kommentar erfassen.
Automatiken, die in den Modulen eingebaut sind
Diese laufen ohne Regel. Sie schalten sie ein und legen Tage oder Stunden in den Einstellungen fest.
| Bereich | Was CRMiUS selbst erledigt | Was Sie festlegen |
|---|---|---|
| Rechnungen | Erstellt die nächste wiederkehrende Rechnung als Entwurf, als unbezahlt oder erstellt und versendet sie; erinnert vor der Fälligkeit, schickt danach eine Mahnung und wiederholt sie | Tage vor Fälligkeit, Tage nach Überfälligkeit, Wiederholungsintervall, Uhrzeit |
| Angebote und Kostenvoranschläge | Erinnert den Kunden vor Ablauf des Angebots | Tage vor Ablauf |
| Verträge | Schickt Unterschriftserinnerungen, bis der Kunde online unterschreibt; warnt vor Vertragsende | Intervall, Tage vor Ende. Siehe elektronische Unterschrift |
| Aufgaben | Erstellt wiederkehrende Aufgaben; erinnert Bearbeiter vor der Frist; stoppt einen vergessenen Timer; erinnert an erledigte, nicht abgerechnete Aufgaben | Wiederholungszeitraum, Tage vor Frist, Stunden für den Timer |
| Leads | Ein Webformular oder das verbundene Postfach legt den Lead mit Status, Quelle und Verantwortlichem an und benachrichtigt die gewählten Mitarbeiter | Formularfelder, Standardwerte, Empfänger. Siehe Lead-Management |
| Support | Macht aus E-Mails Tickets; schließt Tickets ohne Antwort nach der eingestellten Zeit | Stunden bis zum Schließen. Siehe CRM-Ticketsystem |
| Ausgaben | Erstellt wiederkehrende Ausgaben; weiterberechenbare Ausgaben gehen auf die Kundenrechnung | Wiederholungszeitraum |
Rechnungen
Überfällige Rechnungen fallen auf, Erinnerungen gehen planmäßig raus
Die Rechnungsliste zeigt den Status jeder Rechnung. Erinnerungen vor Fälligkeit und Mahnungen danach versendet das CRM an den Tagen aus den Einstellungen.
- Status: Entwurf, unbezahlt, teilweise bezahlt, bezahlt, überfällig
- Wiederkehrende Rechnungen aus einer Vorlagerechnung
- Online-Zahlung per Karte über Stripe oder PayPal
- Zahlungen auf der Rechnung erfasst und in Berichten sichtbar
Vorteile der Prozessautomatisierung und ihre Grenzen
- Schritte kommen pünktlich. Erinnerungen und wiederkehrende Rechnungen gehen am festgelegten Tag raus, auch in Urlaubs- und Stoßzeiten.
- Eine Regel für alle. Neue Mitarbeiter arbeiten nach derselben Regel wie die Teamleitung.
- Liegengebliebenes wird sichtbar. Der Inaktivitätsauslöser findet Aufgaben, die niemand angefasst hat.
- Nachvollziehbar. Jede Regel zeigt, wann und bei welcher Aufgabe sie zuletzt ausgelöst wurde; das Aktivitätsprotokoll hält Änderungen fest.
Regeln in CRMiUS Automation arbeiten mit Aufgaben. Für Leads, Rechnungen, Verträge und Tickets sind die eingebauten Automatiken aus der Tabelle oben zuständig. Abläufe über mehrere Systeme laufen über Webhooks und REST-API; dafür brauchen Sie in der Regel einen Entwickler auf Ihrer Seite. Regeln oder Oberflächenanpassungen darüber hinaus gehören zur Modulanpassung im Corporate-Tarif.
So starten Sie mit der Automatisierung in CRMiUS
- 01
Routine sammeln
Notieren Sie, was das Team jede Woche wiederholt: Erinnerungen, Rechnungen, Nachfassen, Übergaben.
- 02
Eingebaute Automatiken einschalten
Wiederkehrende Rechnungen, Zahlungs- und Vertragserinnerungen, Fristerinnerungen für Aufgaben, automatisches Schließen von Tickets.
- 03
Aufgabenregel anlegen
Name, UND oder ODER, Auslöser, Aktionen. Beginnen Sie mit einer Regel, zum Beispiel für liegengebliebene Aufgaben.
- 04
Prüfen und anpassen
Sehen Sie nach einigen Tagen in der Regelliste nach, wann die Regeln ausgelöst wurden, ändern Sie Werte oder deaktivieren Sie die Regel.
Preis und kostenloser Test
Basic kostet 100 $ pro Monat und enthält Kontakte, Aufgaben und Projekte, die Google-Workspace-Integration und die wichtigsten Berichte. Advanced kostet 150 $ pro Monat und ergänzt Finanzmodul, Zeiterfassung, Helpdesk, Analysen und Dashboards. Corporate wird individuell bepreist und bringt Modul- und Oberflächenanpassung, einen persönlichen Ansprechpartner und priorisierten Support.
- 14 Tage kostenlos in jedem Tarif, voller Zugriff, ohne Kreditkarte
- 10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung
- Einrichtung der Module und Schulung des Teams als Zusatzleistung
In der Live-Demo sind die Einstellungen gesperrt; Regeln und Erinnerungen testen Sie im eigenen Testkonto. Tarife im Vergleich auf der Preisseite.
Arbeitet zusammen mit
- AufgabenverwaltungAufgaben, in denen Regeln Status, Bearbeiter, Frist und Erinnerungen ändern.
- Finanzen und RechnungenWiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Vertrieb und Lead ManagementLeads aus Webformularen und E-Mail mit Status, Quelle und Verantwortlichem.
- Kundensupport und TicketsE-Mail zu Ticket und automatisches Schließen ruhender Tickets.
- IntegrationenWebhooks und REST-API für Ihre anderen Systeme.
- KI-FunktionenPilotAI: KI-Sprachassistent ruft Leads an und fasst nach.
Fragen und Antworten
Was ist Prozessautomatisierung im CRM?
Das CRM erledigt Routineschritte selbst: Es erstellt wiederkehrende Rechnungen und Aufgaben, versendet Erinnerungen und führt Regeln aus, die Aufgaben ändern, sobald ein Auslöser greift. Entscheidungen und Kundengespräche bleiben bei den Menschen.
Welche Vorteile hat Prozessautomatisierung im CRM?
Erinnerungen und wiederkehrende Rechnungen gehen pünktlich raus, alle arbeiten nach derselben Regel, liegengebliebene Aufgaben werden sichtbar, und jede Regel zeigt, wann sie zuletzt ausgelöst wurde. Eine pauschale Ersparnis nennt CRMiUS nicht; der Effekt hängt davon ab, wie viel Ihrer Arbeit sich wiederholt.
Welche Prozesse kann CRMiUS automatisieren?
- Rechnungen: wiederkehrend, Erinnerung vor Fälligkeit, Mahnung danach
- Verträge: Unterschrifts- und Ablauferinnerungen
- Aufgaben: wiederkehrende Aufgaben, Fristerinnerungen, Regeln in CRMiUS Automation
- Leads: Erfassung aus Webformularen und E-Mail mit Verantwortlichem
- Support: E-Mail zu Ticket, automatisches Schließen
Was kann eine Regel in CRMiUS Automation?
Bei einem Aufgabenauslöser (angelegt, Status oder Priorität geändert, Start- oder Fälligkeitsdatum heute oder geändert, N Tage ohne Aktivität, Wert eines Zusatzfelds) ändert sie Status, Priorität oder Frist, fügt Bearbeiter und Beobachter hinzu oder ersetzt sie, setzt Kommentar, Erinnerung oder Tag, füllt ein Zusatzfeld oder erfasst Zeit.
Versendet CRMiUS wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen automatisch?
Ja. Eine wiederkehrende Rechnung entsteht als Entwurf, als unbezahlt oder wird erstellt und direkt versendet. Erinnerungen gehen vor der Fälligkeit raus, Mahnungen danach, mit einem Wiederholungsintervall Ihrer Wahl. Siehe CRM für Finanzen.
Kann CRMiUS Ereignisse an andere Systeme weitergeben?
Ja. Webhooks senden Ereignisse zu Leads, Kontakten, Rechnungen, Zahlungen, Angeboten, Verträgen, Projekten, Aufgaben, Tickets und Ausgaben; die REST-API liest und schreibt Daten. Siehe Integrationen.
Kann ich die Automatisierung ohne Registrierung testen?
Die Live-Demo zeigt Aufgaben, Rechnungen und Tickets einer fiktiven Firma; ihre Einstellungen sind gesperrt. Für eigene Regeln und Erinnerungen starten Sie den 14-tägigen Test: voller Zugriff, ohne Kreditkarte.
14 Tage kostenlos testen
- 14 Tage kostenlos, ohne Karte
- ab 100 $ pro Monat
- 30+ verbundene Module
- 5 Oberflächensprachen