Автоматизация процессов в CRM: правила, напоминания, регулярные счета
CRMiUS сам создаёт регулярные счета и задачи, напоминает об оплате и договорах и выполняет ваши правила для задач. Решения остаются за командой, рутинные шаги CRM делает вовремя.
Что такое автоматизация процессов в CRM?
Автоматизация процессов в CRM — это рутинные шаги, которые система выполняет сама. CRMiUS создаёт регулярные счета, расходы и задачи, напоминает клиентам о сроке оплаты и просрочке, напоминает о договорах и дедлайнах и выполняет ваши правила: когда задача создана, у неё сегодня срок или её несколько дней никто не трогал, правило меняет статус, исполнителя или приоритет и добавляет комментарий или напоминание.
- Встроено: автодействия в счетах, договорах, задачах, лидах и заявках плюс модуль CRMiUS Automation для правил по задачам.
- Вебхуки и REST API передают события в другие системы.
- Тарифы от $100 в месяц; 14 дней бесплатно с полным доступом, без банковской карты.
Три уровня автоматизации в CRMiUS
Многие рутинные шаги закрывают настройки, которые уже есть в модулях. Правила нужны там, где важен порядок работы с задачами. Всё, что должно уйти за пределы CRM, уходит через вебхуки.
Встроенные автодействия
Регулярные счета, напоминания об оплате, о договорах и сроках, лиды из форм и почты, автозакрытие заявок. Дни и часы задаются один раз.
CRMiUS Automation
Ваши правила для задач: триггеры через И или ИЛИ, затем одно или несколько действий. Каждое правило включается и выключается.
Вебхуки и REST API
События по лидам, контактам, счетам, платежам, сметам, договорам, проектам, задачам и заявкам уходят в системы, которыми вы уже пользуетесь.
Как работает правило автоматизации
У правила в CRMiUS Automation есть название, один или несколько триггеров и одно или несколько действий. Триггеры объединяются через И (должны совпасть все) или ИЛИ (достаточно одного). Триггеры по датам и проверку «без движения» CRM выполняет по расписанию, остальные срабатывают в момент изменения задачи.
Когда
- Задача без движения ≥ 3 дней
- Крайний срок сегодня
Тогда
- Добавить напоминание исполнителю
- Добавить наблюдателя: руководитель
- Сменить приоритет на «Высокий»
- Добавить комментарий «Проверить статус»
Так же строят и другие правила: новая задача в проекте сразу получает наблюдателя и тег; задача в статусе «Выполнена» получает итоговый комментарий; при переносе срока задаче ставится напоминание. Сами задачи описаны на странице системы управления задачами.
CRMiUS Automation
Триггеры и действия, которые можно сочетать
Задача создана
Правило срабатывает сразу, как только задача появилась: в проекте, в карточке клиента или на доске.
Статус или приоритет изменён
Например, статус сменился на «Проверка» или приоритет — на «Срочный».
Даты
Дата начала сегодня, крайний срок сегодня, дата начала изменена, срок изменён.
Без движения N дней
Неактивность с условиями =, >, <, >=, <= по числу дней.
Значение дополнительного поля
Правило реагирует, когда поле задачи принимает заданное значение.
Изменить задачу
Новый статус или приоритет, перенос срока на заданное число дней.
Подключить людей
Добавить исполнителя или наблюдателя либо заменить всех одним сотрудником.
Комментарии, напоминания, теги, таймер
Добавить комментарий или напоминание, добавить, убрать или заменить теги, заполнить поле, записать время с комментарием.
Автодействия, встроенные в модули
Они работают без правил. Вы включаете их и задаёте дни или часы в настройках.
| Раздел | Что CRMiUS делает сам | Что настраиваете вы |
|---|---|---|
| Счета | Создаёт следующий регулярный счёт черновиком, неоплаченным или сразу отправляет клиенту; напоминает до срока оплаты, после срока шлёт уведомление о просрочке и повторяет его | Дни до срока, дни после просрочки, интервал повтора, час отправки |
| Сметы и предложения | Напоминает клиенту до окончания срока сметы или коммерческого предложения | За сколько дней |
| Договоры | Шлёт напоминания о подписи, пока клиент не подпишет онлайн; предупреждает об окончании договора | Интервал, дни до окончания. См. электронная подпись |
| Задачи | Создаёт повторяющиеся задачи; напоминает исполнителям до срока; останавливает забытый таймер; напоминает о выполненных, но не выставленных в счёт задачах | Период повтора, дни до срока, часы для таймера |
| Лиды | Веб-форма или подключённый почтовый ящик создают лид со статусом, источником и ответственным и уведомляют выбранных сотрудников | Поля формы, значения по умолчанию, кого уведомлять. См. CRM для продаж |
| Поддержка | Превращает письма в заявки; закрывает заявки без ответа через заданное время | Часы до автозакрытия. См. техподдержка |
| Расходы | Создаёт регулярные расходы; расходы за счёт клиента попадают в его счёт | Период повтора |
Счета
Просроченные счета видны сразу, напоминания уходят по графику
В списке счетов виден статус каждого. Напоминания до срока и уведомления о просрочке CRM отправляет в дни, заданные в настройках.
- Статусы: черновик, не оплачен, оплачен частично, оплачен, просрочен
- Регулярные счета формируются по счёту-образцу
- Онлайн-оплата картой через Stripe или PayPal
- Платежи отмечаются в счёте и попадают в отчёты
Что даёт автоматизация процессов и где её граница
- Шаги выполняются вовремя. Напоминания и регулярные счета уходят в назначенный день, в том числе в отпуск и в горячие недели.
- Одно правило для всех. Новый сотрудник работает по тому же правилу, что и руководитель.
- Зависшая работа видна. Триггер «без движения» находит задачи, которых давно никто не касался.
- Всё прослеживается. У каждого правила видно, когда и на какой задаче оно сработало; журнал активности хранит изменения.
Правила CRMiUS Automation работают с задачами. Для лидов, счетов, договоров и заявок служат встроенные автодействия из таблицы выше. Сценарии на несколько систем идут через вебхуки и REST API — обычно для этого нужен разработчик с вашей стороны. Доработка правил и интерфейса сверх этого входит в настройку модулей на тарифе Corporate.
С чего начать автоматизацию в CRMiUS
- 01
Выпишите рутину
Что команда повторяет каждую неделю: напоминания, счета, звонки после встречи, передачу дел.
- 02
Включите встроенные автодействия
Регулярные счета, напоминания об оплате и договорах, напоминания о сроках задач, автозакрытие заявок.
- 03
Создайте правило для задач
Название, И или ИЛИ, триггеры, действия. Начните с одного правила, например для зависших задач.
- 04
Проверьте и поправьте
Через несколько дней посмотрите в списке правил, когда они срабатывали, поменяйте значения или выключите правило.
Цена и бесплатный период
Basic стоит $100 в месяц: контакты, задачи и проекты, интеграция с Google Workspace и основные отчёты. Advanced стоит $150 в месяц и добавляет финансовый модуль, учёт времени, техподдержку, аналитику и дашборды. Corporate — по индивидуальной цене: доработка модулей и интерфейса, персональный менеджер и приоритетная поддержка.
- 14 дней бесплатно на любом тарифе, полный доступ, без банковской карты
- Скидка 10% при оплате за год
- Настройка модулей и обучение команды — дополнительные услуги
В живом демо настройки закрыты, поэтому правила и напоминания пробуют в своём пробном аккаунте. Тарифы — на странице цен.
Работает вместе с
- Управление задачамиЗадачи, в которых правила меняют статус, исполнителя, срок и напоминания.
- Финансы и счетаРегулярные счета, напоминания об оплате и о просрочке.
- Продажи и лидыЛиды из веб-форм и почты со статусом, источником и ответственным.
- Служба поддержкиПисьмо в заявку и автозакрытие заявок без ответа.
- ИнтеграцииВебхуки и REST API для ваших других систем.
- ИИ-функцииPilotAI: голосовой ИИ-ассистент звонит лидам и перезванивает им повторно.
Вопросы и ответы
Что такое автоматизация процессов в CRM?
Это рутинные шаги, которые CRM выполняет сама: создаёт регулярные счета и задачи, отправляет напоминания и выполняет правила, меняющие задачи при срабатывании триггера. Решения и разговоры с клиентами остаются за людьми.
Какие процессы можно автоматизировать в CRMiUS?
- Счета: регулярные, напоминания до срока, уведомления о просрочке
- Договоры: напоминания о подписи и окончании
- Задачи: повторяющиеся задачи, напоминания о сроках, правила CRMiUS Automation
- Лиды: сбор из веб-форм и почты с ответственным
- Поддержка: письмо в заявку, автозакрытие
Как настроить автоматизацию в CRM?
Сначала включите встроенные автодействия в настройках: регулярные счета, напоминания, сроки задач. Затем создайте правило в CRMiUS Automation: название, И или ИЛИ, триггеры и действия. Через несколько дней проверьте в списке правил, когда они срабатывали.
Что умеет правило CRMiUS Automation?
По триггеру задачи (создана, сменился статус или приоритет, дата начала или срок сегодня либо изменены, нет движения N дней, значение дополнительного поля) оно меняет статус, приоритет или срок, добавляет или заменяет исполнителей и наблюдателей, ставит комментарий, напоминание или тег, заполняет поле или записывает время.
Может ли CRMiUS сам выставлять регулярные счета и напоминать об оплате?
Да. Регулярный счёт создаётся черновиком, неоплаченным или сразу отправляется. Напоминание уходит до срока оплаты, уведомление о просрочке — после, с заданным интервалом повтора. См. CRM для финансов.
Можно ли передавать события в другие системы?
Да. Вебхуки отправляют события по лидам, контактам, счетам, платежам, сметам, предложениям, договорам, проектам, задачам, заявкам и расходам; REST API читает и записывает данные. См. интеграции.
Можно ли попробовать автоматизацию без регистрации?
Живое демо показывает задачи, счета и заявки вымышленной компании, его настройки закрыты. Чтобы настроить свои правила и напоминания, начните 14 дней бесплатно: полный доступ, без банковской карты.
Попробовать 14 дней бесплатно
- 14 дней бесплатно, без карты
- от $100 в месяц
- 30+ связанных модулей
- 5 языков интерфейса