Automatisation des processus dans le CRM : règles et relances
CRMiUS crée les factures et les tâches récurrentes, relance les paiements et les contrats et applique vos règles de tâches tout seul. L’équipe garde les décisions, le CRM tient les étapes de routine à l’heure.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus dans un CRM ?
L’automatisation des processus dans un CRM, c’est le CRM qui exécute seul les étapes de routine. CRMiUS crée factures et tâches récurrentes, relance les paiements, rappelle contrats et délais et applique vos règles : quand une tâche est créée, arrive à échéance ou reste inactive plusieurs jours, la règle change son statut, son responsable ou sa priorité et ajoute un commentaire.
- Intégré : les actions automatiques des factures, contrats, tâches, leads et tickets ; en plus, CRMiUS Automation pour les règles de tâches.
- Webhooks et API REST transmettent les événements à d’autres systèmes.
- Offres dès 100 $ par mois ; 14 jours gratuits avec accès complet, sans carte bancaire.
Trois niveaux d’automatisation dans CRMiUS
De nombreuses étapes de routine sont couvertes par des réglages déjà présents dans les modules. Les règles interviennent là où l’ordre du travail sur les tâches compte. Ce qui doit sortir du CRM passe par les webhooks.
Actions automatiques intégrées
Factures récurrentes, relances de paiement, rappels de contrats et d’échéances, leads issus des formulaires et des e-mails, fermeture automatique des tickets. Jours et heures se règlent une fois.
CRMiUS Automation
Vos propres règles de tâches : déclencheurs reliés par ET ou OU, puis une ou plusieurs actions. Chaque règle s’active et se désactive.
Webhooks et API REST
Les événements des leads, contacts, factures, paiements, devis, contrats, projets, tâches et tickets partent vers les outils que vous utilisez déjà.
Comment fonctionne une règle d’automatisation
Une règle CRMiUS Automation a un nom, un ou plusieurs déclencheurs et une ou plusieurs actions. Les déclencheurs sont reliés par ET (tous doivent correspondre) ou OU (un seul suffit). Les déclencheurs de date et le contrôle d’inactivité tournent selon le planning du CRM ; les autres agissent dès que la tâche change.
Quand
- Tâche inactive depuis ≥ 3 jours
- L’échéance est aujourd’hui
Alors
- Ajouter un rappel au responsable
- Ajouter un observateur : chef d’équipe
- Passer la priorité à « Haute »
- Ajouter le commentaire « Vérifier le statut »
D’autres règles se construisent de la même façon : une nouvelle tâche de projet reçoit d’emblée un observateur et une étiquette ; une tâche terminée reçoit un commentaire de clôture ; si l’échéance change, la tâche reçoit un rappel. Les tâches elles-mêmes sont décrites sur la page gestion des tâches.
CRMiUS Automation
Déclencheurs et actions à combiner
Tâche créée
La règle agit dès qu’une tâche apparaît : dans un projet, sur la fiche client ou sur le tableau.
Statut ou priorité modifiés
Par exemple, statut passé à « Test » ou priorité passée à « Urgente ».
Dates
Date de début aujourd’hui, échéance aujourd’hui, date de début modifiée, échéance modifiée.
Aucune activité depuis N jours
Inactivité avec les conditions =, >, <, >=, <= sur le nombre de jours.
Valeur d’un champ personnalisé
La règle réagit quand un champ personnalisé de la tâche prend une valeur donnée.
Modifier la tâche
Nouveau statut ou nouvelle priorité, échéance décalée d’un nombre de jours.
Impliquer des personnes
Ajouter un responsable ou un observateur, ou les remplacer tous par une seule personne.
Commentaires, rappels, étiquettes, minuteur
Ajouter un commentaire ou un rappel, ajouter, retirer ou remplacer des étiquettes, remplir un champ, saisir du temps avec un commentaire.
Actions automatiques intégrées aux modules
Elles fonctionnent sans règle. Vous les activez et réglez les jours ou les heures dans les paramètres.
| Domaine | Ce que CRMiUS fait seul | Ce que vous réglez |
|---|---|---|
| Factures | Crée la facture récurrente suivante en brouillon, impayée, ou la crée et l’envoie ; rappelle avant l’échéance, envoie une relance d’impayé ensuite et la répète | Jours avant échéance, jours après retard, intervalle de répétition, heure d’envoi |
| Devis et propositions | Rappelle au client l’expiration proche du devis ou de la proposition | Jours avant expiration |
| Contrats | Envoie des rappels de signature jusqu’à la signature en ligne ; prévient avant la fin du contrat | Intervalle, jours avant la fin. Voir signature électronique |
| Tâches | Crée les tâches récurrentes ; rappelle l’échéance aux responsables ; arrête un minuteur oublié ; rappelle les tâches terminées non facturées | Période de répétition, jours avant échéance, heures du minuteur |
| Leads | Un formulaire web ou la boîte mail connectée crée le lead avec statut, source et responsable et prévient les collaborateurs choisis | Champs, valeurs par défaut, destinataires. Voir gestion des leads |
| Support | Transforme les e-mails en tickets ; ferme les tickets sans réponse après le délai choisi | Heures avant fermeture. Voir support client |
| Dépenses | Crée les dépenses récurrentes ; les dépenses refacturables passent sur la facture du client | Période de répétition |
Factures
Les factures en retard se voient, les relances partent à date
La liste des factures affiche le statut de chacune. Les rappels avant échéance et les relances d’impayés partent les jours définis dans les paramètres.
- Statuts : brouillon, impayée, partiellement payée, payée, en retard
- Factures récurrentes générées à partir d’une facture modèle
- Paiement en ligne par carte via Stripe ou PayPal
- Paiements enregistrés sur la facture et repris dans les rapports
Avantages de l’automatisation des processus, et ses limites
- Les étapes arrivent à l’heure. Rappels et factures récurrentes partent le jour prévu, y compris pendant les congés et les semaines chargées.
- Une règle pour tous. Un nouveau collaborateur suit la même règle que le chef d’équipe.
- Le travail bloqué ressort. Le déclencheur d’inactivité trouve les tâches que personne n’a touchées.
- Traçable. Chaque règle indique quand et sur quelle tâche elle s’est déclenchée ; le journal d’activité conserve les changements.
Les règles CRMiUS Automation portent sur les tâches. Leads, factures, contrats et tickets s’appuient sur les actions intégrées du tableau ci-dessus. Les scénarios entre plusieurs systèmes passent par les webhooks et l’API REST, ce qui demande en général un développeur de votre côté. Les règles ou adaptations d’interface au-delà font partie de la personnalisation des modules de l’offre Corporate.
Par où commencer l’automatisation dans CRMiUS
- 01
Lister la routine
Notez ce que l’équipe répète chaque semaine : rappels, factures, relances, passations.
- 02
Activer les actions intégrées
Factures récurrentes, rappels de paiement et de contrat, rappels d’échéance des tâches, fermeture automatique des tickets.
- 03
Créer une règle de tâche
Nom, ET ou OU, déclencheurs, actions. Commencez par une règle, par exemple pour les tâches au point mort.
- 04
Vérifier et ajuster
Après quelques jours, regardez dans la liste quand les règles se sont déclenchées, changez les valeurs ou désactivez la règle.
Prix et essai gratuit
Basic coûte 100 $ par mois et comprend contacts, tâches et projets, l’intégration Google Workspace et les rapports clés. Advanced coûte 150 $ par mois et ajoute le module finance, le suivi du temps, le support client, les analyses et les tableaux de bord. Corporate est sur devis et ajoute la personnalisation des modules et de l’interface, un interlocuteur dédié et un support prioritaire.
- 14 jours gratuits sur chaque offre, accès complet, sans carte bancaire
- 10 % de remise en paiement annuel
- Configuration des modules et formation de l’équipe en service complémentaire
Dans la démo en direct, les paramètres sont verrouillés ; règles et rappels se testent dans votre propre compte d’essai. Offres comparées sur la page tarifs.
Fonctionne avec
- Gestion des tâchesLes tâches que modifient les règles : statut, responsable, échéance, rappels.
- Finance et facturationFactures récurrentes, rappels avant échéance et relances d’impayés.
- Gestion des ventes et des leadsLeads issus des formulaires et des e-mails avec statut, source et responsable.
- Support clientE-mail vers ticket et fermeture automatique des tickets sans réponse.
- IntégrationsWebhooks et API REST pour vos autres systèmes.
- Fonctions IAPilotAI : assistant vocal IA qui appelle et relance les leads.
Questions et réponses
Qu’est-ce que l’automatisation des processus dans un CRM ?
Le CRM exécute lui-même les étapes de routine : il crée factures et tâches récurrentes, envoie les rappels et applique des règles qui modifient les tâches quand un déclencheur se produit. Les décisions et les échanges avec les clients restent aux personnes.
Quels sont les avantages de l’automatisation des processus ?
Rappels et factures récurrentes partent à l’heure, chacun suit la même règle, les tâches bloquées ressortent, et chaque règle indique quand elle s’est déclenchée. CRMiUS n’avance pas de chiffre d’économie moyen ; l’effet dépend de la part répétitive de votre travail.
Quels processus CRMiUS peut-il automatiser ?
- Factures : récurrentes, rappels avant échéance, relances d’impayés
- Contrats : rappels de signature et d’expiration
- Tâches : tâches récurrentes, rappels d’échéance, règles CRMiUS Automation
- Leads : collecte depuis les formulaires et les e-mails avec un responsable
- Support : e-mail vers ticket, fermeture automatique
Que peut faire une règle CRMiUS Automation ?
Sur un déclencheur de tâche (créée, statut ou priorité modifiés, date de début ou échéance aujourd’hui ou modifiée, aucune activité depuis N jours, valeur d’un champ personnalisé), elle change le statut, la priorité ou l’échéance, ajoute ou remplace responsables et observateurs, pose un commentaire, un rappel ou une étiquette, remplit un champ ou saisit du temps.
CRMiUS envoie-t-il les factures récurrentes et les relances automatiquement ?
Oui. Une facture récurrente est créée en brouillon, impayée, ou créée et envoyée. Le rappel part avant l’échéance, la relance d’impayé après, avec l’intervalle de répétition que vous choisissez. Voir CRM financier.
CRMiUS peut-il transmettre des événements à d’autres systèmes ?
Oui. Les webhooks envoient les événements des leads, contacts, factures, paiements, devis, propositions, contrats, projets, tâches, tickets et dépenses ; l’API REST lit et écrit les données. Voir intégrations.
Puis-je essayer l’automatisation sans inscription ?
La démo en direct montre les tâches, factures et tickets d’une société fictive ; ses paramètres sont verrouillés. Pour configurer vos règles et rappels, lancez l’essai gratuit de 14 jours : accès complet, sans carte bancaire.
Essai gratuit de 14 jours
- 14 jours gratuits, sans carte
- à partir de 100 $ / mois
- 30+ modules connectés
- 5 langues d’interface