Gestion documentaire dans le CRM : dossiers, versions, validation
Contrats, grilles tarifaires et procédures sont rangés à côté des clients et des affaires, passent par la validation et la signature électronique et arrivent au client avec le bon niveau d'accès. Dès 100 $ par mois, 14 jours gratuits.
Ce que fait la gestion documentaire de CRMiUS
La gestion documentaire dans un CRM réunit les fichiers de l'entreprise là où se font les ventes et les projets. Dans CRMiUS, le module documents range les fichiers par sections et dossiers, enregistre tags, numéro de document et échéance, envoie un fichier en validation ou en signature électronique et le partage avec vos collaborateurs ou vos clients au niveau d'accès choisi.
- Sections et dossiers, recherche par nom de fichier ou par tag
- Nouvelle version déposée sur la même fiche document ; un fichier peut être verrouillé
- Demandes de validation et de signature eID, listes « Mes validations » et « Signature électronique »
- Partage avec un collaborateur, un client ou un groupe de clients : aperçu, lecture, modification ou dépôt seul, avec date d'expiration
- Échéance et rappel par e-mail sur chaque document
Prix : offres dès 100 $ par mois (Basic), Advanced à 150 $, Corporate sur devis ; 10 % de remise en paiement annuel, conditions individuelles dès 10 utilisateurs. Quels modules il vous faut, gestion documentaire comprise, et quelle offre les couvre : nous le précisons en démo. Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire. Comparer les offres
Le circuit d'un document dans le CRM, étape par étape
Chaque étape est un bouton ou une liste du module documents. Si le fichier change après relecture, il repart au début comme nouvelle version et repasse en validation.
Documents sur la fiche client
Contrats et documents commerciaux restent avec le client
Propositions, devis, factures et contrats sont créés dans le CRM en PDF à vos couleurs et restent sur la fiche du client.
- Contrats signés en ligne par le client, avec dates de renouvellement
- Un devis devient facture en un clic
- Le portail client montre au client ses factures, devis, propositions et contrats
- Fichiers rattachés au client, au projet ou au ticket
Ce que votre équipe fait des documents dans CRMiUS
Organiser l'archive
Sections par équipe et dossiers par client, fournisseur, grille tarifaire ou RH ; la recherche trouve un fichier par nom ou tag.
Décrire chaque fichier
Tags, date, échéance, numéro de document, notes, champs personnalisés et liens vers d'autres fichiers.
Gérer les versions
Déposer une nouvelle version sur la même fiche ; verrouiller le fichier pendant la relecture.
Demander une validation
Le fichier part aux collègues qui doivent le relire ; ils le retrouvent dans « Mes validations ».
Obtenir une signature eID
Demande de signature électronique : le signataire trace sa signature à l'écran.
Partager au bon niveau
Collaborateur, client ou groupe de clients : aperçu, lecture, modification ou dépôt seul, avec date d'expiration.
Tenir les échéances
Rappel à une date vers n'importe quelle adresse e-mail : renouvellement, paiement, révision.
Déplacer et télécharger
Déplacer ou dupliquer des fichiers, lire les PDF dans le navigateur, télécharger un dossier entier.
Droits d'accès, signatures et portail client
Trois niveaux décident qui voit un document. Les rôles fixent ce que chaque collaborateur peut ouvrir dans le CRM (voir rôles et accès). Le partage ouvre un fichier précis à un collègue, un client ou un groupe de clients avec l'une des quatre permissions — aperçu, lecture, modification ou dépôt seul — et une date d'expiration au besoin. Le portail client montre à chaque client ses propres factures, devis, propositions, contrats, projets et tickets.
Deux types de signature
Dans le module documents, une demande eID recueille la signature de la personne qui valide un fichier, tracée à l'écran. Les contrats avec les clients sont signés en ligne par le client dans le module contrats — voir signature électronique.
Un CRM avec gestion documentaire ou une GED à part ?
Un CRM avec gestion documentaire convient aux entreprises dont les documents suivent les clients, les affaires, les achats et les projets : contrats, procès-verbaux, grilles tarifaires, cahiers des charges, procédures internes. Si vous avez besoin d'archivage à valeur probante avec durées de conservation et chaîne de numérisation, montrez-nous votre processus en démo : nous vous dirons franchement quelle partie CRMiUS couvre.
Pour démarrer, en service complémentaire : nous créons sections et dossiers, réglons les rôles et les règles de partage et formons l'équipe. La configuration des modules et la formation sont des services CRMiUS.
Dossier partagé et e-mail, GED séparée ou CRMiUS
| Dossier partagé et e-mail | GED séparée | CRMiUS | |
|---|---|---|---|
| Où se trouve le contrat | un dossier et des pièces jointes | dans la GED, le client dans le CRM | sur la fiche client et dans l'archive |
| Validation | réponses dans un fil d'e-mails | circuit dans la GED | demande de validation et liste « Mes validations » |
| Signature | imprimer, signer, scanner | selon le produit | demande eID à l'écran ; le client signe ses contrats en ligne |
| Accès client | pièce jointe ou lien ouvert | selon le produit | quatre permissions avec expiration, portail client |
| Échéances | agenda tenu à la main | selon le produit | échéance et rappel par e-mail sur le document |
Fonctionne avec
Les documents sont reliés aux modules où ils sont créés et utilisés.
- Signature électronique des contratsContrats signés en ligne par le client.
- Gestion des contacts et des clients (CRM)Fichiers, contrats et relevés sur la fiche client.
- Gestion de projetFichiers et discussions du projet, vue projet pour le client.
- Rôles et accès personnalisablesLes rôles décident qui ouvre quelles fiches.
- Finance et facturationDevis, factures et avoirs en PDF à vos couleurs.
- Gestion des achatsContrats et factures fournisseurs dans les achats.
Pour qui
Prestataires de services
Contrats, procès-verbaux et rapports par client, validés avant envoi ; le client retrouve ses documents dans le portail.
Équipes commerciales
Grilles tarifaires et modèles de proposition dans un dossier, toujours à jour ; les contrats suivent l'affaire — voir gestion des contacts.
Entreprises de projets
Cahiers des charges et plans avec validation et échéances, à côté de la gestion de projet.
Achats et back-office
Contrats fournisseurs, documents RH et procédures à accès restreint — reliés à la gestion des achats.
Questions et réponses
Qu'est-ce qu'un CRM avec gestion documentaire ?
Une archive de documents intégrée au CRM : les fichiers sont rangés en dossiers avec droits d'accès, versions, validation et signature, à côté des clients, affaires et projets concernés. Ventes, finance et projets travaillent sur les documents sans système séparé.
Combien coûte un CRM avec gestion documentaire ?
Les offres CRMiUS commencent à 100 $ par mois (Basic) ; Advanced est à 150 $, Corporate sur devis. Le paiement annuel donne 10 % de remise et, dès 10 utilisateurs, les conditions sont individuelles. Quels modules et quelle offre vous conviennent : nous le précisons en démo ; les 14 premiers jours sont gratuits, sans carte bancaire.
Peut-on mettre en place un circuit de validation ?
Oui. Vous envoyez le fichier en validation aux collègues qui doivent le relire ; chacun le retrouve dans « Mes validations ». Si le fichier change, déposez une nouvelle version sur la même fiche et relancez la validation.
Les documents peuvent-ils être signés électroniquement ?
Oui. Dans le module documents, vous créez une demande de signature eID et le signataire trace sa signature à l'écran. Les contrats clients sont signés en ligne par le client dans le module contrats et restent sur la fiche client.
Qui peut voir un document ?
Les rôles définissent ce que chaque collaborateur ouvre. Un fichier précis peut être partagé avec un collègue, un client ou un groupe de clients en aperçu, lecture, modification ou dépôt seul, avec date d'expiration.
Les versions sont-elles conservées ?
Oui. Un fichier révisé est déposé comme nouvelle version sur la même fiche document, et le fichier peut être verrouillé pendant la relecture.
Comment essayer ?
Ouvrez la démo en direct sans inscription : un distributeur fictif avec une section #Team et des dossiers de contrats clients, contrats fournisseurs et grilles tarifaires, réinitialisé toutes les 6 heures. Ou lancez l'essai gratuit de 14 jours, accès complet et sans carte bancaire.
Modules
- Gestion des contacts et des clients (CRM)→
- Finance et facturation→
- Gestion d'entrepôt et des stocks→
- Gestion de projet→
- Marketing et emailing→
- Rapports et tableaux de bord→
- Rôles et accès personnalisables→
- Gestion des tâches→
- Support client→
- Téléphonie IP→
- Signature électronique des contrats→
- Gestion des ventes et des leads→
- Logistique et stocks→
- Gestion des achats→
Essai gratuit de 14 jours
- 14 jours gratuits, sans carte
- à partir de 100 $ / mois
- 30+ modules connectés
- 5 langues d’interface