CRM-система для документообігу
Договори, прайси й регламенти лежать у папках поруч із клієнтами та угодами, проходять погодження й електронний підпис і потрапляють до клієнта з потрібним рівнем доступу. Від $100 на місяць, 14 днів безкоштовно.
Що робить документообіг у CRMiUS
Документообіг у CRM — це робота з файлами компанії там, де вже ведуться продажі, фінанси та проєкти. У CRMiUS модуль документів зберігає файли в розділах і папках, записує теги, номер документа й термін, надсилає файл на погодження або електронний підпис і відкриває його працівникам чи клієнтам із вибраним рівнем доступу.
- Розділи й папки, пошук за назвою файлу або тегом
- Нова версія завантажується в ту саму картку документа; файл можна заблокувати від змін
- Запити на погодження та на eID-підпис, списки «Мої погодження» й «Електронний підпис»
- Доступ працівнику, клієнту або групі клієнтів: перегляд, читання, редагування або лише завантаження, з терміном дії
- Термін документа й нагадування на email
Ціна: тарифи від $100 на місяць (Basic), Advanced — $150, Corporate — за домовленістю; у разі оплати за рік знижка 10%, від 10 користувачів — індивідуальні умови. Які модулі потрібні, зокрема документообіг, і який тариф їх покриває, уточнюємо на демо. 14 днів безкоштовно, без банківської картки. Порівняти тарифи
Як документ проходить через CRM
Кожен крок нижче — кнопка або список у модулі документів. Якщо файл після перевірки змінюють, він повертається на початок новою версією і знову йде на погодження.
Документи в картці клієнта
Договори й документи продажу залишаються в клієнта
Пропозиції, кошториси, рахунки та договори формуються в CRM у PDF із реквізитами й логотипом вашої компанії та зберігаються в картці клієнта.
- Договори з онлайн-підписом клієнта й датами продовження
- Кошторис перетворюється на рахунок в один клік
- Клієнтський портал показує клієнту його рахунки, кошториси, пропозиції та договори
- Файли в картці клієнта, проєкту або заявки
Що команда робить із документами в CRMiUS
Збирає архів
Розділи для команд і папки для клієнтів, постачальників, прайсів або кадрових документів; пошук знаходить файл за назвою чи тегом.
Описує кожен файл
Теги, дата, термін, номер документа, нотатки, власні поля та звʼязки з іншими файлами.
Зберігає версії
Нова версія завантажується в ту саму картку; на час перевірки файл можна заблокувати.
Погоджує
Файл іде колегам, які мають його перевірити; вони бачать його у списку «Мої погодження».
Збирає eID-підпис
Запит на електронний підпис: підписант малює підпис на екрані, запит закривається.
Відкриває доступ потрібного рівня
Працівнику, клієнту або групі клієнтів — перегляд, читання, редагування або лише завантаження, з терміном дії.
Не пропускає терміни
Нагадування на дату на будь-який email: продовження договору, оплата, перегляд регламенту.
Переносить і завантажує
Перенесення й копіювання між папками, перегляд PDF у браузері, завантаження папки цілком.
Права доступу, підписи та клієнтський портал
Хто бачить документ, вирішують три рівні. Ролі задають, що кожен працівник може відкрити в CRM (див. керування правами доступу). Спільний доступ відкриває окремий файл колезі, клієнту або групі клієнтів з одним із чотирьох рівнів — перегляд, читання, редагування або лише завантаження — і терміном дії. Клієнтський портал показує кожному клієнту лише його рахунки, кошториси, пропозиції, договори, проєкти й заявки.
Два підписи для різних задач
У модулі документів eID-запит збирає підпис того, хто затверджує файл: підпис малюється на екрані. Договори з клієнтами клієнт підписує онлайн у модулі договорів — докладніше на сторінці електронний підпис.
CRM із документообігом чи окрема СЕД?
CRM із документообігом підходить компанії, у якої документи йдуть за клієнтами, угодами, закупівлями та проєктами: договори, акти, прайси, специфікації, внутрішні регламенти. Якщо потрібен архівний облік із номенклатурою справ, строками зберігання та потоковим скануванням, покажіть процес на демо — чесно скажемо, яку частину закриває CRMiUS.
З чого починаємо (додаткова послуга): створюємо розділи й папки, налаштовуємо ролі та правила доступу, навчаємо команду. Налаштування модулів і навчання — послуги CRMiUS.
Спільна папка й пошта, окрема СЕД або CRMiUS
| Спільна папка й пошта | Окрема СЕД | CRMiUS | |
|---|---|---|---|
| Де лежить договір | папка плюс вкладення в листах | у СЕД, а клієнт — у CRM | у картці клієнта й в архіві документів |
| Погодження | відповіді в ланцюжку листів | маршрут усередині СЕД | запит на погодження та список «Мої погодження» |
| Підпис | роздрукувати, підписати, відсканувати | залежить від продукту | eID-запит на екрані; клієнт підписує договір онлайн |
| Доступ клієнту | вкладення або відкрите посилання | залежить від продукту | чотири рівні доступу з терміном, клієнтський портал |
| Терміни | запис у календарі вручну | залежить від продукту | термін і нагадування на email у документі |
Працює разом із
Документи повʼязані з модулями, де їх створюють і використовують.
- Електронний підпис договорівДоговори, які клієнт підписує онлайн.
- Управління клієнтами (CRM)Файли, договори й акти звірки в картці клієнта.
- Управління проєктамиФайли та обговорення проєкту, перегляд проєкту клієнтом.
- Ролі й права доступуРолі вирішують, хто які записи відкриває.
- Фінанси й рахункиКошториси, рахунки й кредит-ноти в PDF із реквізитами.
- Управління закупівлямиДоговори й рахунки постачальників у закупівлях.
Кому підходить
Сервісні компанії
Договори, акти й звіти щодо кожного клієнта, погоджені до надсилання; клієнт бачить свої документи в порталі.
Відділ продажів
Прайси й шаблони пропозицій в одній папці в актуальній версії; договори йдуть за угодою — див. керування клієнтами.
Проєктні організації
Специфікації та креслення з погодженням і термінами поруч із керуванням проєктами.
Закупівлі й бекофіс
Договори постачальників, кадрові документи й регламенти з обмеженим доступом — у звʼязці з CRM для закупівель.
Питання та відповіді
Що таке документообіг у CRM?
Це архів документів усередині CRM: файли лежать у папках із правами доступу, версіями, погодженням і підписом поруч із клієнтами, угодами та проєктами. Продажі, фінанси й проєктна команда працюють із документами без окремої системи.
Скільки коштує CRM із документообігом?
Тарифи CRMiUS — від $100 на місяць (Basic), Advanced — $150, Corporate — за домовленістю. У разі оплати за рік знижка 10%, від 10 користувачів — індивідуальні умови. Які модулі й тариф підійдуть, уточнюємо на демо; перші 14 днів безкоштовно, без банківської картки. З чого складається ціна CRM, із прикладами: скільки коштує CRM.
Чи можна налаштувати погодження документів?
Так. Файл надсилається на погодження колегам, які мають його перевірити; кожен бачить його у списку «Мої погодження». Якщо файл змінився, нова версія завантажується в ту саму картку й знову йде на погодження.
Чи можна підписувати документи електронно?
Так. У модулі документів створюється запит на eID-підпис, підписант малює підпис на екрані. Договори з клієнтами клієнт підписує онлайн у модулі договорів, договір залишається в картці клієнта.
Хто бачить документ?
Ролі визначають, що відкриває кожен працівник. Окремий файл можна відкрити колезі, клієнту або групі клієнтів на перегляд, читання, редагування або лише завантаження, з терміном дії.
Чи зберігаються версії документів?
Так. Виправлений файл завантажується новою версією в ту саму картку документа, а на час перевірки файл можна заблокувати від змін.
Як спробувати?
Відкрийте живе демо без реєстрації: вигаданий дистрибʼютор із розділом #Team і папками договорів, угод із постачальниками та прайсів, дані скидаються кожні 6 годин. Або почніть 14-денний тест із повним доступом і без банківської картки.
Модулі
- Управління клієнтами (CRM)→
- Фінанси й рахунки→
- Управління складом і запасами→
- Управління проєктами→
- Маркетинг і розсилки→
- Звіти та дашборди→
- Ролі й права доступу→
- Керування завданнями→
- Служба підтримки→
- IP-телефонія→
- Електронний підпис договорів→
- Продажі й ліди→
- Логістика й запаси→
- Управління закупівлями→
- HR і облік працівників→
Спробувати 14 днів безкоштовно
- 14 днів безкоштовно, без картки
- від $100 на місяць
- 30+ повʼязаних модулів
- 5 мов інтерфейсу