Автоматизація процесів у CRM: правила, нагадування, регулярні рахунки
CRMiUS сам створює регулярні рахунки й завдання, нагадує про оплату й договори та виконує ваші правила для завдань. Рішення лишаються за командою, рутинні кроки CRM робить вчасно.
Що таке автоматизація процесів у CRM?
Автоматизація процесів у CRM — це рутинні кроки, які система виконує сама. CRMiUS створює регулярні рахунки, витрати й завдання, нагадує клієнтам про строк оплати й прострочення, нагадує про договори й дедлайни та виконує ваші правила: коли завдання створене, має сьогодні строк або кілька днів його ніхто не чіпав, правило змінює статус, виконавця чи пріоритет і додає коментар або нагадування.
- Вбудовано: автодії в рахунках, договорах, завданнях, лідах і заявках плюс модуль CRMiUS Automation для правил щодо завдань.
- Вебхуки й REST API передають події в інші системи.
- Тарифи від $100 на місяць; 14 днів безкоштовно з повним доступом, без банківської картки.
Три рівні автоматизації в CRMiUS
Багато рутинних кроків закривають налаштування, що вже є в модулях. Правила потрібні там, де важливий порядок роботи із завданнями. Усе, що має вийти за межі CRM, іде через вебхуки.
Вбудовані автодії
Регулярні рахунки, нагадування про оплату, договори й строки, ліди з форм і пошти, автозакриття заявок. Дні й години задаються один раз.
CRMiUS Automation
Ваші правила для завдань: тригери через І або АБО, далі одна чи кілька дій. Кожне правило вмикається й вимикається.
Вебхуки й REST API
Події щодо лідів, контактів, рахунків, платежів, кошторисів, договорів, проєктів, завдань і заявок ідуть у системи, якими ви вже користуєтеся.
Як працює правило автоматизації
Правило в CRMiUS Automation має назву, один чи кілька тригерів і одну чи кілька дій. Тригери поєднуються через І (мають збігтися всі) або АБО (досить одного). Тригери за датами й перевірку «без руху» CRM виконує за розкладом, інші спрацьовують у момент зміни завдання.
Коли
- Завдання без руху ≥ 3 днів
- Крайній строк сьогодні
Тоді
- Додати нагадування виконавцю
- Додати спостерігача: керівник
- Змінити пріоритет на «Високий»
- Додати коментар «Перевірити статус»
Так само будують інші правила: нове завдання в проєкті одразу отримує спостерігача й тег; завдання в статусі «Виконано» отримує підсумковий коментар; у разі перенесення строку завданню ставиться нагадування. Самі завдання описані на сторінці керування завданнями.
CRMiUS Automation
Тригери й дії, які можна поєднувати
Завдання створене
Правило спрацьовує щойно завдання зʼявилося: у проєкті, у картці клієнта чи на дошці.
Статус або пріоритет змінено
Наприклад, статус змінився на «Перевірка» або пріоритет — на «Терміновий».
Дати
Дата початку сьогодні, крайній строк сьогодні, дату початку змінено, строк змінено.
Без руху N днів
Неактивність з умовами =, >, <, >=, <= за кількістю днів.
Значення додаткового поля
Правило реагує, коли поле завдання набуває заданого значення.
Змінити завдання
Новий статус чи пріоритет, перенесення строку на задану кількість днів.
Підключити людей
Додати виконавця чи спостерігача або замінити всіх одним співробітником.
Коментарі, нагадування, теги, таймер
Додати коментар чи нагадування, додати, прибрати або замінити теги, заповнити поле, записати час із коментарем.
Автодії, вбудовані в модулі
Вони працюють без правил. Ви вмикаєте їх і задаєте дні чи години в налаштуваннях.
| Розділ | Що CRMiUS робить сам | Що налаштовуєте ви |
|---|---|---|
| Рахунки | Створює наступний регулярний рахунок чернеткою, неоплаченим або одразу надсилає клієнту; нагадує до строку оплати, після строку надсилає повідомлення про прострочення й повторює його | Дні до строку, дні після прострочення, інтервал повтору, година надсилання |
| Кошториси й пропозиції | Нагадує клієнту до закінчення строку кошторису чи комерційної пропозиції | За скільки днів |
| Договори | Надсилає нагадування про підпис, доки клієнт не підпише онлайн; попереджає про закінчення договору | Інтервал, дні до закінчення. Див. електронний підпис |
| Завдання | Створює повторювані завдання; нагадує виконавцям до строку; зупиняє забутий таймер; нагадує про виконані, але не виставлені в рахунок завдання | Період повтору, дні до строку, години для таймера |
| Ліди | Вебформа або підключена поштова скринька створюють лід зі статусом, джерелом і відповідальним та сповіщають вибраних співробітників | Поля форми, типові значення, кого сповіщати. Див. CRM для продажів |
| Підтримка | Перетворює листи на заявки; закриває заявки без відповіді після заданого часу | Години до автозакриття. Див. служба підтримки |
| Витрати | Створює регулярні витрати; витрати за рахунок клієнта потрапляють у його рахунок | Період повтору |
Рахунки
Прострочені рахунки видно одразу, нагадування йдуть за графіком
У списку рахунків видно статус кожного. Нагадування до строку й повідомлення про прострочення CRM надсилає в дні, задані в налаштуваннях.
- Статуси: чернетка, не оплачено, оплачено частково, оплачено, прострочено
- Регулярні рахунки формуються за рахунком-зразком
- Онлайн-оплата карткою через Stripe або PayPal
- Платежі позначаються в рахунку й потрапляють у звіти
Що дає автоматизація процесів і де її межа
- Кроки виконуються вчасно. Нагадування й регулярні рахунки йдуть у призначений день, зокрема у відпустку й у гарячі тижні.
- Одне правило для всіх. Новий співробітник працює за тим самим правилом, що й керівник.
- Завислу роботу видно. Тригер «без руху» знаходить завдання, яких давно ніхто не торкався.
- Усе відстежується. У кожного правила видно, коли й на якому завданні воно спрацювало; журнал активності зберігає зміни.
Правила CRMiUS Automation працюють із завданнями. Для лідів, рахунків, договорів і заявок служать вбудовані автодії з таблиці вище. Сценарії на кілька систем ідуть через вебхуки й REST API — зазвичай для цього потрібен розробник з вашого боку. Доопрацювання правил та інтерфейсу понад це входить у налаштування модулів на тарифі Corporate.
З чого почати автоматизацію в CRMiUS
- 01
Випишіть рутину
Що команда повторює щотижня: нагадування, рахунки, дзвінки після зустрічі, передавання справ.
- 02
Увімкніть вбудовані автодії
Регулярні рахунки, нагадування про оплату й договори, нагадування про строки завдань, автозакриття заявок.
- 03
Створіть правило для завдань
Назва, І або АБО, тригери, дії. Почніть з одного правила, наприклад для завдань, що зависли.
- 04
Перевірте й підправте
За кілька днів подивіться в списку правил, коли вони спрацьовували, змініть значення або вимкніть правило.
Ціна й безкоштовний період
Basic коштує $100 на місяць: контакти, завдання й проєкти, інтеграція з Google Workspace та основні звіти. Advanced коштує $150 на місяць і додає фінансовий модуль, облік часу, службу підтримки, аналітику й дашборди. Corporate — за індивідуальною ціною: доопрацювання модулів та інтерфейсу, персональний менеджер і пріоритетна підтримка.
- 14 днів безкоштовно на будь-якому тарифі, повний доступ, без банківської картки
- Знижка 10% у разі оплати за рік
- Налаштування модулів і навчання команди — додаткові послуги
У живому демо налаштування закриті, тож правила й нагадування пробують у своєму пробному акаунті. Тарифи — на сторінці цін.
Працює разом з
- Керування завданнямиЗавдання, у яких правила змінюють статус, виконавця, строк і нагадування.
- Фінанси й рахункиРегулярні рахунки, нагадування про оплату й прострочення.
- Продажі й лідиЛіди з вебформ і пошти зі статусом, джерелом і відповідальним.
- Служба підтримкиЛист у заявку й автозакриття заявок без відповіді.
- ІнтеграціїВебхуки й REST API для ваших інших систем.
- ШІ-функціїPilotAI: голосовий ШІ-асистент телефонує лідам і передзвонює їм повторно.
Питання та відповіді
Що таке автоматизація процесів у CRM?
Це рутинні кроки, які CRM виконує сама: створює регулярні рахунки й завдання, надсилає нагадування й виконує правила, що змінюють завдання, коли спрацьовує тригер. Рішення й розмови з клієнтами лишаються за людьми.
Які процеси можна автоматизувати в CRMiUS?
- Рахунки: регулярні, нагадування до строку, повідомлення про прострочення
- Договори: нагадування про підпис і закінчення
- Завдання: повторювані завдання, нагадування про строки, правила CRMiUS Automation
- Ліди: збір із вебформ і пошти з відповідальним
- Підтримка: лист у заявку, автозакриття
Як налаштувати автоматизацію в CRM?
Спершу увімкніть вбудовані автодії в налаштуваннях: регулярні рахунки, нагадування, строки завдань. Потім створіть правило в CRMiUS Automation: назва, І або АБО, тригери й дії. За кілька днів перевірте в списку правил, коли вони спрацьовували.
Що вміє правило CRMiUS Automation?
За тригером завдання (створене, змінився статус чи пріоритет, дата початку чи строк сьогодні або змінені, немає руху N днів, значення додаткового поля) воно змінює статус, пріоритет чи строк, додає або замінює виконавців і спостерігачів, ставить коментар, нагадування чи тег, заповнює поле або записує час.
Чи може CRMiUS сам виставляти регулярні рахунки й нагадувати про оплату?
Так. Регулярний рахунок створюється чернеткою, неоплаченим або одразу надсилається. Нагадування йде до строку оплати, повідомлення про прострочення — після, із заданим інтервалом повтору. Див. фінанси в CRM.
Чи можна передавати події в інші системи?
Так. Вебхуки надсилають події щодо лідів, контактів, рахунків, платежів, кошторисів, пропозицій, договорів, проєктів, завдань, заявок і витрат; REST API читає й записує дані. Див. інтеграції.
Чи можна спробувати автоматизацію без реєстрації?
Живе демо показує завдання, рахунки й заявки вигаданої компанії, його налаштування закриті. Щоб налаштувати свої правила й нагадування, почніть 14 днів безкоштовно: повний доступ, без банківської картки.
Спробувати 14 днів безкоштовно
- 14 днів безкоштовно, без картки
- від $100 на місяць
- 30+ повʼязаних модулів
- 5 мов інтерфейсу