Le module de gestion documentaire de CRMiUS est un outil puissant pour organiser et automatiser tous les processus liés à la création, au stockage, au traitement et à la distribution des documents au sein de l’entreprise. Ce module vous aide à gérer efficacement les documents électroniques et papier, à accélérer les processus d’approbation et à optimiser les échanges d’informations à la fois au sein de l’entreprise et avec les partenaires externes.
Fonctions principales du module de gestion documentaire
1. Création et stockage des documents
- Créez, modifiez et stockez différents types de documents, tels que des contrats, des rapports, des factures, des procès-verbaux, etc.
- Stockage centralisé de tous les documents en un seul endroit avec la possibilité de rechercher rapidement par mots-clés et balises.
2. Flux de travail et approbations
- Mettez en place des flux de travail automatisés pour l’approbation et la signature des documents.
- Créez des processus tels que l'envoi de documents pour approbation, révision et signature.
3. Intégration avec d’autres modules
- Intégrez la gestion documentaire avec d’autres modules CRMiUS comme le CRM, les finances et la gestion des tâches pour automatiser la création et l’édition des documents.
- Récupérez les documents liés à des transactions, projets ou tâches spécifiques directement depuis les sections pertinentes du système.
4. Signatures électroniques
- Utilisez des signatures électroniques pour accélérer le processus de signature et garantir la validité juridique de toutes les transactions.
- Assurez la sécurité et l'authenticité des documents signés électroniquement grâce aux normes de signature électronique.
5. Archivage et stockage
- Archivez automatiquement les anciens documents et assurez leur conservation pendant la période requise.
- Mettez en place des politiques de conservation et de suppression des documents conformément aux règles internes de votre entreprise.
6. Accès et sécurité
- Contrôlez l’accès aux documents à différents niveaux. Déterminez qui peut consulter, modifier ou signer les documents.
- Garantissez la confidentialité des informations grâce à des mesures de sécurité multi-niveaux et des sauvegardes régulières.
7. Collaboration sur les documents
- Permettez à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document, de suivre les modifications et de laisser des commentaires.
- Utilisez des outils intégrés pour éditer et discuter des documents en temps réel.
Avantages de l’utilisation du module de gestion documentaire de CRMiUS
- Traitement des documents plus rapide : Automatisation des flux de travail et accélération des processus d’approbation pour un traitement plus rapide des documents.
- Réduction des risques : L’utilisation de signatures électroniques et des mesures de confidentialité garantit la validité juridique et la sécurité des documents.
- Stockage centralisé : Tous les documents sont stockés en un seul endroit, facilitant la recherche et l’organisation.
- Intégration avec d’autres modules : Échange de données transparent avec les autres modules CRMiUS pour un travail plus efficace.
- Flexibilité et contrôle : Le contrôle d’accès et l’archivage automatique permettent une personnalisation du système en fonction des besoins de votre entreprise.
Gestion documentaire avec CRMiUS
Avec le module de gestion documentaire de CRMiUS, vous améliorez le traitement des documents au sein de votre entreprise, vous accélérez les processus d’approbation et de signature, tout en augmentant la sécurité et le contrôle. L’intégration avec d’autres modules et la flexibilité des paramètres rendent le système adaptable aux exigences de votre entreprise.
